Pravočasne, točne in razumljive informacije omogočajo sodelavcem in vodstvu vsakega podjetja pravilne odločitve ter učinkovito sodelovanje zaposlenih pri uresničevanju ciljev. Govorice, ki nastanejo zaradi slabo upravljanega internega komuniciranja, v podjetje vnašajo negotovost in škodijo učinkovitosti, lahko tudi ugledu podjetja. Dve tretjini vtisa o podjetju se ustvarita na temelju tega, kaj o podjetju mislijo ter na socialnih omrežjih govorijo in pišejo zaposleni. Ključna pri tem je vloga vodij in menedžmenta.

Protokol je skupek strukturiranih pravil, ki izhajajo iz nuje po doseganju maksimalno učinkovite komunikacije, s tem pa delovnih rezultatov. Velik del komunikacijskih poti se v podjetjih ponavlja in so del rutinskih postopkov. Izvajanje vseh rutinskih postopkov, in enako velja tudi za rutino protokolirane komunikacije, bistveno varčuje s časom ter daje svobodo za druge ustvarjalne naloge in opravila. Protokol komunikacije bistveno pripomore k trdnosti in obenem prožnosti strukture podjetja. Omogoča in podpira odločitvene poti odločanja in kompetenčnega reda ter hierarhije. Kot je običajno pri vseh drugih postopkih in ravnanju, je tudi pri rednem izvajanju komunikacije, ki sledi sprejetim protokolom, ključna doslednost vodstva in področnih vodij podjetja. Doslednost opravil, ki jih sodelavci opazujejo pri vodjih, jim daje vzor in motivacijo.

PARADOKS: MANJ, OBENEM PA VEČ

Med 200 najbolj zaželenimi podjetji v ZDA in 200 najmanj uglednimi je razlika v trikratniku (!) časa, ki ga najboljši porabijo za notranje komuniciranje. Takoj pomislimo: čemu torej racionalizirati, zmanjšati obseg notranje komunikacije, če raziskave kažejo ravno nasprotno – uspešnejši porabijo za komunikacijo bistveno več časa od povprečnih? Ključ se skriva v optimizaciji in protokoliranih standardnih poteh ustne, pisne in digitalne komunikacije. Na ta način ostaja dovolj časa za neformalno, sprotno komunikacijo, skupinsko razmišljanje o idejah in izvedbi (»brainstorming«), kar pa je bistveno za prebojne dosežke podjetja. Standardne, s protokolom definirane komunikacijske poti so ločene od vseh drugih neformalnih in izrednih komunikacijskih načinov ter vsakodnevne komunikacijske dinamike med zaposlenimi.

Protokol komunikacije je treba sprejeti dosledno za vse komunikacijske kanale in poti: od sestankov do sporočanja po e-pošti. V razširjeni obliki lahko v protokol uvrstimo tudi vso komunikacijo in obvestila, ki se tičejo strokovnega področja v ožjem smislu (vse obrazce, sezname, deklaracije …), skratka vso običajno in občasno dokumentirano komunikacijo podjetja. Nekatere raziskave kažejo do 30 odstotkov boljše pozicioniranje na trgu (vrednost podjetja, ugled, rast prihodka), ki je posledica izboljšane notranje komunikacije. Jasna in redna komunikacija zato pripomore k trdnejši pripadnosti podjetju in pozitivni orientiranosti vseh zaposlenih. Bistveno je zmanjšan vpliv neformalnih komunikacijskih procesov, ki so nezaželeni, kadar se razvijejo čez mero.

KAKO ZAČETI?

Vzpostavitev protokola komunikacije v podjetju običjano poteka tako:

• odkrivanje trenutnih težav in izzivov podjetja v zvezi z vertikalno in horizontalno komunikacijo po vseh komunikacijskih kanalih;
• analiza vzrokov glede na predhodno točko;
• zbiranje in strukturiranje predlogov, mnenj, pomislekov vodstva podjetja in ključnih sodelavcev;
• postavitev osnovnih, nujnih protokolov za najbolj frekventno komunikacijo v vseh komunikacijskih kanalih podjetja;
• testiranje protokoliranih poti;
• analiza, zbiranje in korekcije sistema;
• testiranje končne različice;
• izdelava kataloga komunikacijskih protokolov.

Poudariti je treba, da katalog komunikacijskih protokolov ne pomeni nekaj statičnega, temveč je smisel v tem, da ga podjetje stalno nadgrajuje in razvija. Vendar je najprej treba izvesti natančno analizo stanja, šele potem pristopiti k spremembam. Zaradi rutinsko izvajane – protokolirane komunikacije, ki varčuje s časom, je podjetje okretnejše ter lahko več virov usmeri v utrjevanje in širitev položaja na trgu. Zaradi vsega naštetega je pomembno, da pri sestavljanju, testiranju in končni različici protokola sodelujejo vsi ključni sodelavci v podjetju, obvezno pa celotni top menedžment in področni/oddelčni vodje.