Sliši se nenavadno, toda če boste dobro premislili, boste ugotovili, da nam rutinska opravila dajejo bistveno več svobodnega časa in prostih misli, kakor pa v primeru, da bi se morali odločati vsakič znova. Še posebno vodja mora motivirati svoje sodelavce, da nujno delovno rutino sprejmejo kot nekaj običajnega. Ves preostali delovni čas pa naj zaposleni namenijo intenzivnejšim in ustvarjalnejšim opravilom, ki zahtevajo prožno in hitro razmišljanje.

Nič slabega ni, če na začetku ne zmoremo vzpostaviti dnevne rutine. To je običajno. Osvajanje rutine je trening, ki mora biti vztrajen, zanj pa moramo biti dovolj motivirani. Tukaj je ključna vloga vodje. Svetovalci, ki se ukvarjamo z razvojem kadrov, običajno navajamo naslednja dejstva kot vodila za vzpostavitev rutine. Stalno sprejemanje odločitev nas utruja. Takrat začnemo iskati bližnjice. Od prevelike količine možne izbire postanemo nejevoljni in se mnogokrat slabo odločamo. Zato se velikokrat na koncu raje sploh nič ne odločimo, da ne bi naredili napake. Rutina zato zmanjša količino odločanja in možnost napak, saj je preizkušena v praksi.

Zaradi utrujenosti imamo manj energije za druga, ustvarjalna in zahtevna opravila in naloge. Rutina nas izostri, da racionaliziramo opravila. Rutina je torej nekaj dinamičnega, ne statičnega in mora težiti k maksimalni racionalizaciji časa in porabe vseh virov. Splošna delovna motivacija je boljša, ko vidimo, da obvladamo rutino. Seveda pa mora biti dovolj motivacijskega ‘goriva’ iz okolice, ki ga prispevajo nadrejeni, sodelavci, stranke in vsi, s katerimi smo v stiku med delovnim časom.

Bistveno je tudi, da se osredotočimo na eno rutino naenkrat. Druge bomo usvojili zatem in jih kasneje vse skupaj povezali v strukturo celotnega delovnega procesa. Ko nam zdrsne, napako popravimo, proces izboljšamo in se zopet potrudimo vzpostaviti rutino. Kratkoročne cilje raje spremenimo v dolgoročne. Neproduktivno se je obremenjevati za vsako napako in zdrs, kar je del običajnega razvoja nekega delovnega procesa in tudi rutine.

.Bodimo osredotočeni na eno opravilo

Bodimo osredotočeni in zbrani tudi takrat, ko opravljamo rutinska opravila, sicer bomo z rutine skakali na druga opravila; osnovna naloga bo zamujala in verjetno bo slabše opravljena. Multitasking je po vseh dolgoletnih mednarodnih raziskavah neučinkovit. Nekoristno, velikokrat pa tudi škodljivo je opravljati več opravil hkrati, a nobenega popolno in z vsemi na pol zamujati. Ob tem še zanimivost: slovenski jezik pozna pojem »večopravilnost«. Angleški jezik pa loči »multiskilling« (spretnost, obvladovanje več področij) in »multitasking« (opravljanje več nalog hkrati). Najprej moraš biti torej suveren v več opravilih, da si lahko uspešen pri več nalogah.

Vedno imejte časovno omejitev (digitalni načrtovalec, klasični pisni organizator, osebna ura) za vsa rutinska opravila. Na ta način boste bolje osredotočeni in se boste manj pustili zmotiti iz okolice ali same sebe. Pazite pa, da dnevna rutina ne zasede preveč skupnega delovnega časa. Potrebujemo tudi odmor, kar ni znak lenobe. Vzemimo si čas, da si napolnimo baterije.

Posledice odlašanja rutinskih opravil

Očitna negativna posledica je zamujanje načrtovanih končnih rokov (nepravočasna oddaja dokumentov, projekta, naloge itd.). Upoštevajte, da je nedelovanje še vedno dejanje. Torej vsako »ravnanje brez ukrepanja« nosi kratkoročne ali dolgoročne negativne posledice. Splošno ob odlašanju pogosto občutimo: pomanjkanje zadovoljstva, saj smo prepričani, da ne moremo učinkovito dokončati naloge in dvomimo o lastnih sposobnostih. To znižuje samopodobo in motivacijo. Če ne urimo rutinskih opravil, bomo podcenjevali ali precenjevali, koliko časa traja, da nekaj naredimo.

Kaj mora vedeti in kako naj torej ravna vodja, pa tudi vsi zaposleni? Vedeti je treba, da je upiranje nalogam, tudi rutinskim, pogosto nezavedno pogojeno. S tem se sodelavci v svoji fantazmi upirajo avtoritetam iz osebne zgodovine (staršem, vzgojiteljem, učiteljem …). Še posebej takrat, ko nam na primeren način niso pojasnili pomena in koristi rutinskih nalog. Drug, zelo pogost nezaveden vzrok je, da sodelavec želi pozornost, ki jo stalno dobiva, kadar ga opozarjamo za vsako malenkost, ki ni narejena. Obenem je »idealen« partner takšnega zaposlenega narcistično strukturiran vodja, ki s stalnim nadzorovanjem površnih zaposlenih ohranja prevladujoč položaj in večvrednost. To seveda ni res, saj je tak vodja v očeh svojih šefov nesposoben urediti situacijo.

Zato pojasnite sodelavcem, da rutina daje strukturo in dovolj časa za prijetnejša, zahtevnejša in ustvarjalnejša opravila. Zaposleni morajo biti stalno dovolj motivirani. Izvedba rutinskih opravil takoj zaniha s padcem motivacije zaposlenega. Razložite, zakaj je potrebno neko rutinsko opravilo – ima neki namen, pomen, funkcijo. Tega si ni izmislil zoprni šef, temveč sistem (vodstvo, zakonodajalec), ker se je to pokazalo kot potrebno in koristno za vse. Apelirati je treba tudi na fairplay, kolegialnost, skupinski duh. Vsi, brez izjeme, se držimo pravil, kot npr. v športnih panogah, s katerimi se Slovenci lahko poistovetimo.